헬스장회원관리, 엑셀로 하면 은근히 돈 새는 이유│무료 CRM으로 바꿔야 하는 시점

엑셀로 회원을 정리해두면  “일단 공짜”처럼 느껴져요.

그래서 헬스장 회원관리를 엑셀로 시작하는 건 아주 자연스러울 수 있어요.

무료에다 익숙하고, 처음엔 충분해 보이거든요.

 

그런데 운영을 조금만 해보면 어느 순간부터

“관리하고 있는데 왜 자꾸 정신이 없지?” 라는 느낌이 들어요.

 

이때 새는 건 돈보다 시간과 집중력이에요.

헬스장 회원관리 쪽은 시간이 지날수록 파일이 늘고,

사람이 늘수록 관리가 복잡해지고, 실수도 자연스럽게 늘어나기 쉬워요.

 

문제는 이게 단순 불편이 아니라, 운영 비용(시간/누락/응대)으로 이어진다는 점이에요.

엑셀은 ‘기록’에는 강하지만, 헬스장처럼 사람이 계속 오가는 곳에서는

보이지 않는 운영 비용이 조금씩 쌓이기 쉬워요.

 

 

 

“공짜 엑셀”이 비싸지는 첫 시작은 ‘사람이 늘 때’예요

 

 

엑셀 자체가 돈이 드는 건 아니에요.

문제는 사람이 늘어날수록, 엑셀을 계속 손으로 챙겨야 한다는 점이에요.

 

회원이 적을 때는 누가 등록했고, 언제 만료되는지 대충이라도 기억이 돼요.

하지만 회원 수가 늘어나기 시작하면 상황이 달라져요.

 

엑셀 파일이 여러 개로 나뉘고 어떤 파일이 맞는지 다시 확인해야 하고

결제 금액, 기간, 횟수를 하나씩 눈으로 맞춰봐야 해요.

이때부터 엑셀은 관리 도구가 아니라, 계속 들여다봐야 하는 일이 됩니다.

 

 

결국 엑셀을 계속 쓰려면

✔ 확인하는 시간

✔ 정리하는 시간

✔ 실수가 생기면 다시 설명하는 시간

이런 사람의 시간이 계속 더 들어가요.

 

그래서 엑셀은 돈은 안 들지만, 운영하는 사람이 계속 붙잡혀 있어야 하는 방식이 되는 거예요.

헬스장 회원관리는 회원 수가 늘어날수록 복잡해져요.

처음엔 회원 명단 하나면 충분한데 어느새 출석, 락커, 수업, 결제, 홀딩을 각각 관리해야 해요.

문제는 이 순간부터 관리 기준이 엑셀이 아니라 사람 기억으로 넘어간다는 점이에요.

“이건 누가 업데이트했지?”

“어제 수정한 파일이 뭐였지?”

“이 회원 만료 언제였지?”

이 질문이 하루에도 몇 번씩 반복돼요.

 

 

 

 

 

엑셀-메신저-메모를 오가며 확인하는 시간이 하루에 여러 번 반복돼요.

 

엑셀은 ‘기록’은 되는데, ‘정보'를 남기기 어려워요

헬스장 회원관리에서 중요한 건 언제, 누가, 왜 이 정보가 바뀌었는지예요.

파일이 여러 버전으로 나눠지면 운영자는 일일이 담당자를 찾아야 해요.

이게 쌓이면 판단이 늦어지고, 응대가 길어져요.

그래서 현장에서는 회원관리 프로그램을 단순한 ‘기록 도구’가 아니라 운영용 도구로 찾는 경우가 많아요.

 

 

 

 

 

버전이 늘어날수록 확인 시간과 실수 가능성도 같이 커져요.

‘누락’과 ‘응대 시간’이 늘어나면 비용도 함께 증가해요

 

헬스장 회원관리에서 자주 생기는 누락은 보통 이 세 가지예요.

1️⃣ 이용권 만료 체크가 늦어져 재등록 타이밍을 놓치는 경우

2️⃣ 출석 기록이 분산돼 회원 문의에 바로 답하지 못하는 경우

3️⃣ 재등록 관리가 담당자 개인 역량에 따라 달라지는 경우

 

이때 낭비되는 건 회원권 금액보다 운영자의 시간과 에너지예요.

전화, 메신저, 대면 응대가 늘어나면 업무 리소스가 점점 늘어나거든요.

 

 

 

무료 CRM을 도입하는 시점은 엑셀로 관리하던 업무가 자주 꼬이기 시작할 때예요

 

 

무료 CRM을 고를 때 중요한 건 회원관리에 진짜 도움이 되는지예요.

어시스트핏은 무료 회원관리프로그램으로 제공되고 PC 웹 + 강사앱 + 회원앱을 함께 사용할 수 있어요.

 

실제로 체감이 큰 변화는 보통 이런 지점이에요.

▶️ 흩어져 있던 헬스장 고객관리 정보를 통합 관리할 수 있다.

▶️ 헬스장 출석관리 확인 속도가 빨라진다.(전화번호/QR 기반)

▶️ 기록과 알림으로 재등록 관리가 가능하다.

 

즉, “뭘 더 하게 된다”기보다 덜 헷갈리고, 덜 확인하게 돼요.

엑셀 대신 무료 회원관리 프로그램을 사용하는 이유죠.

 

 

 

 

 

등록부터 적용, 확인까지 회원관리 프로그램에서 확인되면 중간 질문이 줄어들어요.

 

어시스트핏 이용해야 하는 시기

▶️ 파일이 2개 이상으로 늘어났다 or 관리 시트가 점점 늘어난다

▶️ 담당자마다 기록 방식이 다르다

▶️ 문의 응대 시 확인 시간이 길다

▶️ 만료/홀딩/수업 관련 확인이 반복된다

 

 

 

 

체크리스트가 늘어날수록 사람이 기억해야 할 업무가 많아졌다는 신호예요

 

“공짜처럼 보이는 엑셀”이 인건비, 야근 부담이 되는 순간이 있어요.

헬스장 회원관리는 사람, 일정, 이용권을 지속적으로 확인해야 해요.

기록이 분산되면 응대가 길어지고, 생기고, 하루가 꼬이기 쉬워요.

 

그래서 회원관리 엑셀 대체를 고민하는 타이밍은센터 규모가 커졌을 때라기보다,

하루 업무가 자꾸 반복해서 막힐 때인 경우가 많아요.

 

어시스트핏은 무료 CRM 기반으로 헬스장 CRM과 회원관리프로그램을 제공하고

운영자가 덜 번거롭게 일할 수 있도록 계속 개선하고 있어요.