직원이 바뀌어도 흔들리지 않는 센터 운영법│무료 회원관리 프로그램으로 만드는 일관된 매뉴얼
헬스장이나 필라테스 센터를 운영하다 보면, 직원이 바뀔 때마다
안내 방식이 달라지고 같은 실수가 반복되는 일이 많아요.
어시스트핏에서는 이런 문제를 줄이기 위해 무료 회원관리 프로그램,
회원관리프로그램,고객관리프로그램을 중심으로 사람이 아닌 시스템을 기준으로
움직이는 센터를 만들기 위해 주요 업무를 시스템 안에 묶어두고 있어요.
직원이 바뀔 때마다 일이 꼬이는 이유는 무엇일까?
가장 큰 이유는 회원 정보가 한곳에 모여 있지 않기 때문입니다.
수기 장부, 개인 엑셀, 메신저 메모에 나뉘어 있으면 인수인계가 깨끗하게 될 수 없어요.
그래서 가장 먼저 무료 회원관리 프로그램 안에 회원 정보, 이용권, 메모를 한 번에 정리하는 것부터 제안합니다.
이렇게 되면 누가 봐도 한 화면에서 이해되는 정보가 기준이 되고, 직원 교체 때마다
다시 설명해야 하는 스트레스가 확 줄어듭니다.
회원 정보와 이용권 내역이 보이는 CRM 화면
흩어진 정보를 한 화면에 모은고객관리프로그램 예시입니다.
센터 운영 매뉴얼, 문서보다 화면이 더 중요합니다
운영 매뉴얼은 두꺼운 문서로 만들기보다, 직원들이 매일 확인하는 정보 안에 자연스럽게 녹여두는 방식이 훨씬 현실적이에요.
예를 들어 프론트 응대 기준을
① 회원 이름
② 이용 중인 상품
③ 최근 상담 메모
이 세 가지로 정해두고, 모든 직원이 이 순서대로 확인하도록 규칙을 맞춰두는 겁니다.
CRM 안에 상담 메모가 공유되기 때문에, 누가 보더라도 같은 흐름으로 안내할 수 있어요.
새로 온 직원에게는 “회원 정보는 이 순서로 보면 돼요”라고만 알려도, 같은 기준으로 대화를 시작할 수 있습니다.
결국 화면을 바꾸지 않아도, 기준을 하나로 통일하는 것만으로
충분히 일관된 운영이 만들어진다는 걸 현장에서 느끼고 있어요.
자연스럽게 같은 순서로 안내하게 되고 센터 운영 매뉴얼이 몸에 배어갑니다.
말로만 전달하는 규칙이 아니라, 화면과 함께 익히는 규칙이라 교육 시간도 줄어들어요.
강사 교체가 잦을수록 CRM이 든든한 버팀목이 됩니다
프리랜서 강사가 많은 센터에서는 강사 교체가 자주 일어나죠.
이때 어시스트핏에서는 수업 배정, 출석 체크, 피드백 메모를 고객관리프로그램 안에 남기도록 안내합니다.
그러면 새로운 강사가 들어와도 이전 기록을 보고 바로 이어서 수업할 수 있어요.
결국 헬스장 회원관리·필라테스 회원관리 모두 사람의 기억이 아닌 시스템을 기준으로
운영하게 되고, “전 강사님은 이렇게 해주셨는데요?”라는 말이 자연스럽게 줄어듭니다.
센터 관리 자동화, 어디까지 맡겨도 괜찮을까?
자동화라고 하면 “너무 기계적인 센터가 되는 건 아닐까?” 걱정하시는 분들도 많아요.
센터 관리 자동화의 역할은 아주 단순합니다.
사람이 매일 확인하기 힘든 반복 업무만 무료 회원관리 프로그램에 맡기고,
직원은 회원과의 대화에 집중하는 것.
예를 들어 만료 예정 회원은 회원관리프로그램에서
자동으로 알림이 발송되기 때문에, 놓칠까 걱정하며 매일 확인하지 않아도 돼요.
휴면 회원 같은 경우는 CRM에서 한눈에 확인할 수 있기 때문에
필요한 시점에 직원 간에 먼저 공유하고, 어떤 메시지로 안내할지 준비해둘 수 있습니다.
이렇게 반복적으로 체크해야 하는 정보를 시스템이 먼저 보여주고, 일부는 자동으로 안내해주니까
언제 연락할지 고민하는 시간은 줄고, 어떤 말로 회원을 더 편안하게 도와드릴지에 집중할 수 있게 돼요.
결국 자동화의 핵심은 사람을 대체하는 것이 아니라,
센터가 놓치기 쉬운 부분을 대신 챙겨주는 역할이라고 생각합니다.
자동화는 차가운 시스템이 아니라, 따뜻한 응대를 지켜주는 안전장치에 가깝다고 보시면 돼요.
어시스트핏 CRM이 센터 운영 파트너가 되는 이유
어시스트핏 CRM은 생활 체육 센터를 위한 무료 회원관리 프로그램으로, PC 웹과 강사 앱, 회원 앱을 함께 제공합니다.
프론트, 강사, 회원이 각자 같은 데이터를 보고 움직이기 때문에, 직원관리와 강사 교체 상황에서도 운영 기준이 무너지지 않아요.
하나의 회원관리프로그램 안에서 일정, 결제, 메모를 함께 관리할 수 있고,
별도의 고객관리프로그램을 나누지 않아도 된다는 것도 강점입니다.
무엇보다 기본 기능은 유료 전환 없이 계속 무료로 제공하고, 현장 피드백을 반영해 업데이트하고 있어요.
헬스장 회원관리·필라테스 회원관리 현장에서 더 편리하게 사용할 수 있도록 계속 개선 중입니다.
지금 센터에 직원이 바뀔 때마다 일이 흔들린다는 고민이 있다면, 한 번쯤은 시스템을 바꿔볼 시기일지도 모릅니다.
우리 센터 상황에 맞는 세팅이 궁금하시다면, 편하게 어시스트핏으로 문의 주세요.
