환불·일정 변경 많은 필라테스센터라면 회원관리프로그램이 더 필요한 이유

환불·변경 요청이 잦아질수록, 기록이 어디에 모여 있는지가 운영 난이도를 좌우해요.

 

 

요즘 필라테스센터를 운영하다 보면 회원 수가 늘었다기보다

“정리해야 할 게 많아졌다”는 느낌을 먼저 받는 경우가 많아요.​

횟수제와 기간제가 섞여 있고, 홀딩 요청이 자주 들어오며, 수업 일정이 바뀌는 일도 자연스러운 일상이 됐죠.

 

이런 상황이 반복되다 보면 관리 방식이 속도를 따라가지 못하는 문제가 생겨요.

그래서 필라테스회원관리프로그램이 필요해지는 시점이 자연스럽게 찾아와요.

 

 

 

왜 필라테스센터는 환불·변경 요청이 잦을까요?

 

 

수업 변경 관리는 필라테스 운영 특성상 자연스럽게 자주 발생해요.

 

 

필라테스센터는 운영 특성상 개인레슨과 그룹수업이 함께 돌아가고,

결제 방식도 여러 가지로 나뉘며, 회원 개인 사정에 따라 일정이 바뀌는 경우가 많아요.

​환불 관리, 수업 변경 관리, 홀딩 관리가 계속해서 발생하는 이유예요.

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다만 이런 요청을 엑셀, 메모, 카카오톡 등으로 나눠 관리하기 시작하면 조금씩 헷갈리는 순간이 늘어나기 쉬워요.​

이때부터 회원관리프로그램의필요성이 드러나기 시작해요.

 

 

 

회원관리프로그램 없이 운영하면, 일이 어디서 꼬일까요?

 

 

기록이 여러 곳에 흩어질수록, 확인 시간은 길어지고 실수 가능성도 커져요.

 

 

현장에서 자주 나오는 상황은 대체로 비슷해요.

 

​“이 회원, 잔여 횟수 몇 회였죠?”

“홀딩은 언제부터 언제까지였나요?”

“지난번에 예외로 처리했던 기록이 있었나요?”

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이 질문들이 반복되면 운영자는 계속 확인해야 하고, 직원도 매번 물어봐야 하는 상황이 돼요.

​특히 개인레슨 관리는 시간이 정확해야 해서 한 번만 어긋나도 하루 일정이 꼬이기 쉬워요.

 

​그룹수업 역시 정원을 계속 확인해야 하다 보니 기준이 흐려지면 실수가 생길 가능성이 높아져요.

​이럴 때 회원관리프로그램이 없다면 기억에 의존하는 방식 자체 때문에 업무가 꼬이는 경우가 많아요.

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환불 분쟁은 설명 부족보다 ‘기록이 없을 때’ 커져요

 

 

같은 규정이라도 기록이 남아 있으면, 감정 소모가 훨씬 줄어들어요.

 

 

환불 문제는 대부분 규정을 몰라서 생기기보다 기록이 남아 있지 않아서 커지는 경우가 많아요.

​말로 안내한 내용은 시간이 지나면 기억이 달라질 수 있고, 담당자에 따라 설명이 조금씩 달라지기도 해요.

 

​그래서 고객관리프로그램에서 중요한 건 변경 내용이 한눈에 확인되는지,

이전 처리 내역을 바로 볼 수 있는지, 누구든 같은 기준으로 설명할 수 있는지​예요.

 

​이 역할을 CRM이 대신해줘요.

CRM은 복잡한 도구라기보다 기준과 기록을 한곳에 모아두는 정리 수단이에요.

 

 

 

회원관리프로그램의 핵심은 자동화보다 기준을 맞추는 데 있어요

 

 

필요한 정보가 한 화면에 모이면, 직원마다 처리 방식이 동일해져요.

 

 

회원관리프로그램을 고를 때 기능이 많은 것보다 정리가 잘 되는 것이 중요해요.

​어시스트핏 회원관리프로그램은 PC 웹, 강사 앱, 회원 앱을 함께 제공하는 무료 CRM이에요.

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회원권 만료 시점을 놓치지 않게 돕고, 회원이 스스로 일정과 홀딩을 확인하게 만들어 현장 문의를 줄이는 데 도움이 돼요.

​그래서 회원관리프로그램을 사용하면 복잡한 일정이 헷갈리지 않아요.

​실제로 사용해보면 운영자 입장에서는 이 차이가 꽤 크게 느껴지는 편이에요.

 

 

 

환불·일정 변경이 많은 센터일수록, 정리부터 필요해요